Een rolling forecast geeft een zorginstelling de wendbaarheid om tussentijds bij te sturen: op bezetting, ZZP-mix, personeelskosten en vastgoedlasten. CP-FM implementeert rolling forecasts bij tientallen VVT-, GHZ- en GGZ-organisaties. In dit artikel leggen we uit hoe een implementatie eruitziet, w
Wat is een rolling forecast in de langdurige zorg?
Een rolling forecast is een continu bijgewerkte prognose van de financiële positie van je organisatie, typisch voor de komende 12 tot 18 maanden. In tegenstelling tot een statische jaarbegroting past een rolling forecast zich aan op actuele realisaties.
Voor zorginstellingen is dit bijzonder relevant. De NZa past tarieven aan, de ZZP-mix van je cliëntenpopulatie verschuift, verzuim beïnvloedt de feitelijke personeelsinzet en vastgoedprojecten kennen altijd onzekerheden. Met een rolling forecast stuur je niet op wat je aan het begin van het jaar verwachtte, maar op wat er nú speelt.
De vier invulstappen: zo werkt het in de praktijk
CP-FM hanteert een gestructureerde aanpak in vier stappen die ook door budgethouders en zorgmanagers zelfstandig kunnen worden uitgevoerd:
-
Omzet bijwerken: op basis van actuele productie-aantallen (P×Q), ZZP-bezetting en NZa-tarieven worden de verwachte opbrengsten bijgesteld. Denk aan WLZ-productie (ZZP VV, VPT, MPT), ZVW-wijkverpleging en WMO.
-
Personeelskosten bijwerken: de normformatie per zorgprofiel (deskundigheidsmix niveau 3 t/m 7) wordt afgezet tegen werkelijke roosters. PNIL-kosten en ziekteverzuim worden apart inzichtelijk gemaakt.
-
Materiële kosten bijwerken: op basis van bezettingsnormen voor voeding, hotelmatig en patiëntgebonden kosten.
-
Kapitaallasten bijwerken: afschrijvingen, rentelasten en huurverplichtingen worden doorgerekend naar balans- en liquiditeitseffecten.
Na deze vier stappen genereert het model automatisch een geactualiseerde P&L, balans en kasstroom, klaar voor rapportage aan de Raad van Bestuur, Raad van Toezicht of financier.
Waarom Excel niet meer volstaat
Veel zorginstellingen werken nog met meerdere Excel-bestanden die handmatig worden samengevoegd. Dit leidt tot:
• Foutgevoeligheid bij dataverzameling en consolidatie • Tijdverlies: controllers zijn dagenlang bezig met ophalen en koppelen van data • Verouderde informatie op het moment van oplevering • Geen mogelijkheid tot scenario-vergelijking
CP-FM vervangt dit met CP-Suite, een gespecialiseerde budgetteringstool die direct koppelt aan bronsystemen zoals Exact, ONS en SDB. Controllers besparen hiermee tot meerdere werkdagen per maand.
Integratie met je bestaande bronsystemen
Een van de meest gestelde vragen bij rolling forecast implementaties is: hoe koppelen we de tool aan onze bestaande systemen?
CP-Suite werkt met gestandaardiseerde connectoren naar de meest gebruikte bronsystemen in de langdurige zorg. Via een ETL-proces worden data automatisch ingeladen in een datawarehouse. Dit voorkomt dubbele invoer en zorgt voor één versie van de waarheid.
De architectuur is ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd. Data wordt opgeslagen op een gesloten CP-Cloud-omgeving zonder afhankelijkheid van open internetverbindingen.
Implementatie: geen lege schoenendoos
CP-FM start nooit met een leeg model. Wij brengen een voorgeprogrammeerd VVT-sectormodel mee dat gebaseerd is op de kennis en ervaring van tientallen collega-zorginstellingen. Dit model bevat standaard:
• VVT-zorgtarieven (ZZP, VPT, MPT, NHC, NBF) conform actuele NZa-regelgeving • CAO-componenten en salarisschalen langdurige zorg • Normtijden per zorgprofiel en bezettingspercentages • Landelijke benchmarkwaarden als ijkpunt
Uitsluitend je organisatie-eigen kenmerken worden nog ingericht: locatiestructuur, specifieke kostplaatsen en gewenste rapportagestructuur. Dit bespaart tientallen dagen implementatietijd.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Hoe lang duurt een rolling forecast implementatie? Een standaard implementatie bij een VVT-organisatie duurt 8 tot 16 weken, afhankelijk van de complexiteit van de organisatiestructuur en beschikbaarheid van bronsystemen. CP-FM verzorgt de inrichting; je eigen team is gemiddeld 0,5 tot 1,5 dag per week beschikbaar.
Wat is het verschil tussen een rolling forecast en een jaarprognose? Een jaarprognose wordt eenmalig bijgesteld, meestal halverwege het jaar. Een rolling forecast wordt maandelijks of per kwartaal geactualiseerd en kijkt altijd een vaste periode vooruit (bijv. 12 maanden), ongeacht in welke maand van het jaar je zit.
Kan de rolling forecast worden gebruikt voor rapportages aan het zorgkantoor of de bank? Ja. CP-Suite genereert standaard rapportagesets voor Raad van Bestuur, Raad van Toezicht, zorgkantoor en financiers, inclusief balans- en liquiditeitsoverzichten conform de vereisten van de BoZ.
Werkt de tool ook voor GHZ- en GGZ-organisaties? Ja, naast het VVT-sectormodel beschikt CP-FM over gespecialiseerde modellen voor GHZ (zorgzwaartepakketten LZA, LVG, SGLVG) en GGZ-organisaties.
Is de data veilig? CP-Suite en de onderliggende hardware zijn ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd. Alle data wordt verwerkt conform de BoZ-verwerkersovereenkomst 2022 en AVG-vereisten.