Wat een rolling forecast is, waarom hij in de zorg meer oplevert dan een jaarbegroting alleen, wat erin hoort en hoe je hem invoert zonder dat je organisatie afhaakt.
In het kort
- Een rolling forecast is een prognose die je elke maand bijwerkt op de realisatie van de vorige maand en die steeds een vaste periode vooruitkijkt, meestal 12 tot 18 maanden.
- In de zorg vervangt een rolling forecast de jaarbegroting niet. De begroting blijft het kader dat de Raad van Toezicht vaststelt; de forecast laat elke maand zien waar je op uitkomt.
- Je leest een rolling forecast door de komende maanden af te zetten tegen de afgelopen maanden. Wordt het beeld vooruit minder winstgevend, dan is dat het signaal om de organisatie in beweging te krijgen.
- Bij De Opbouw lukte de invoering door rugdekking van de Raad van Bestuur en door veel te praten met de mensen die de forecast moesten invullen.
Wat is een rolling forecast in de zorg?
Een rolling forecast is een prognose van de financiële positie van je zorginstelling die je elke maand bijwerkt op de realisatie van de vorige maand. Hij kijkt steeds een vaste periode vooruit, meestal 12 tot 18 maanden, ongeacht in welke maand van het jaar je zit. Waar de jaarbegroting vastligt, beweegt de forecast mee met wat er werkelijk gebeurt: de bezetting, de ZZP-mix van je cliënten, de NZa-tarieven, het verzuim en de inhuur.
Zo zie je in mei al waar je in december op uitkomt, en heb je nog zeven maanden om bij te sturen.
Rolling forecast of jaarbegroting? Allebei
Een rolling forecast vervangt de jaarbegroting niet. De begroting blijft het kader dat de Raad van Toezicht vaststelt en waarop locatiemanagers worden aangesproken. De forecast is het instrument om binnen dat kader bij te sturen.
| Jaarbegroting | Rolling forecast | |
|---|---|---|
| Hoe vaak | Eenmaal per jaar | Elke maand |
| Kijkt vooruit | Tot het einde van het boekjaar | Steeds 12 tot 18 maanden |
| Rol | Kader en afspraak met de Raad van Toezicht | Signaal om bij te sturen |
| Bij een afwijking | Je legt het verschil uit | Je ziet wat het betekent voor de rest van het jaar |
Hoe je hem leest: de komende maanden tegen de afgelopen maanden
De kracht van een rolling forecast zit in één vergelijking. Je zet de som van de komende maanden af tegen de som van de afgelopen maanden, over dezelfde lengte, bijvoorbeeld twaalf maanden vooruit tegen twaalf maanden terug. Omdat die periode steeds doorschuift, kijk je over boekjaren heen in plaats van tot 31 december.
- Wordt het beeld vooruit winstgevender dan het beeld terug? Dan zit je in veilig vaarwater.
- Wordt het minder winstgevend, of dreigt verlies? Dan is de rolling forecast het middel om de organisatie in beweging te krijgen en de projectie weer richting groen te duwen.
Zo wordt de forecast meer dan een rekensom. Hij laat elke maand zien of je de goede kant op beweegt, en wie er aan de knoppen moet draaien als dat niet zo is.
Hoe dat in de praktijk uitpakt, lees je in onze praktijkcase: een VVT-organisatie die met de komende twaalf maanden tegen de laatste twaalf maanden op tijd zag dat de kas leegliep, en terugkwam naar een positief resultaat.
Waarom het in de zorg meer oplevert dan elders
In de zorg bewegen de drijvers van je exploitatie sneller dan in de meeste sectoren. Een jaarbegroting die in oktober is gemaakt, loopt daardoor in februari al achter.
- De zorgvraag wordt zwaarder. Cliënten komen later binnen en met een zwaarder profiel. Een verschuiving in de ZZP-mix verandert zowel je opbrengst als de formatie die je nodig hebt.
- Tarieven en regels wijzigen elk jaar. De NZa past tarieven en beleidsregels jaarlijks aan, en die wijzigingen moeten terug in de cijfers per locatie.
- Personeel is je grootste post en je grootste onzekerheid. Verzuim en inhuur van personeel niet in loondienst (PNIL) bewegen per maand.
Wie alleen op de jaarbegroting stuurt, ziet die bewegingen pas achteraf. De Amaris Zorggroep zei het in ons klantverhaal zo: je wilt bij het plannen van de bezetting al weten welke medewerkers de komende maanden met pensioen gaan en welke leerlingen instromen, en rekening houden met een griepgolf.
Wat hoort erin? De vier stappen
CP-FM werkt met een vaste aanpak in vier stappen, die budgethouders en zorgmanagers ook zelf kunnen uitvoeren:
- Omzet bijwerken. Op basis van actuele productie (prijs maal hoeveelheid), ZZP-bezetting en NZa-tarieven stel je de verwachte opbrengsten bij. Denk aan WLZ-productie (ZZP, VPT en MPT), ZVW-wijkverpleging en WMO.
- Personeelskosten bijwerken. De normformatie per zorgprofiel, met de deskundigheidsmix van niveau 3 tot en met 7, zet je af tegen de werkelijke roosters. PNIL en verzuim maak je apart zichtbaar.
- Materiële kosten bijwerken. Op basis van bezettingsnormen voor voeding, hotelmatige en cliëntgebonden kosten.
- Kapitaallasten bijwerken. Afschrijvingen, rente en huur reken je door naar de balans en de liquiditeit.
Daarna rekent het model de exploitatie, de balans en de kasstroom opnieuw uit, klaar voor de Raad van Bestuur, de Raad van Toezicht of de financier.
Alle stappen om af te vinken, met het ritme en hoe je de forecast leest, staan in de checklist rolling forecast in de zorg, met een zelftest in acht vragen.
Het ritme: wie doet wat, en wanneer
Een forecast leeft pas als hij een vast ritme heeft. Zonder afspraken verzandt hij in mails en losse bestanden.
- Elke maand, na de afsluiting: de realisatie uit ECD, ERP en HRM komt binnen en het model werkt zich bij.
- Daarna: budgethouders en locatiemanagers lopen hun deel na en passen aan waar ze meer weten dan de cijfers.
- Vast afwijkingsoverleg: bestuur, controllers en uitvoering bespreken de grootste afwijkingen. Bij grote afwijkingen is er een vaste escalatieroute.
- Rapportage: sommige organisaties wisselen bewust een uitgebreide en een beknopte maandrapportage af.
Hoe je zo’n cyclus opzet, lees je op onze pagina over de planning & control cyclus inrichten.
Willen je zorgmanagers de prognose van hun eigen locatie zelf bijwerken, in gewone taal of met een AI-assistent, dan kan dat met de module Decentraal Rollende Prognose.
Zo voer je hem in: lessen uit de praktijk
Het model is zelden het moeilijkste deel. Het moeilijkste is dat mensen die al vol zitten met werk, iets nieuws moeten gaan invullen. Bij De Opbouw, de zorggroep achter onder meer Silverein en de Prinsenstichting, is de rolling forecast ingevoerd en wordt hij nog steeds gebruikt. Concern controller Van Dokkum noemde in het klantverhaal wat het verschil maakte.
Zorg voor rugdekking van de Raad van Bestuur. Volgens Van Dokkum lukte de invoering vooral doordat de Raad van Bestuur erachter stond.
Praat veel, en vraag wat mensen nodig hebben. Van Dokkum ging “als een soort projectleider door het land heen” om uit te leggen en te vragen: wat zijn jouw wensen, wat heb jij nodig om het te laten werken? Wie mensen kan helpen door iets te versimpelen, wint veel.
Neem weerstand serieus. Weerstand mag er zijn. “Het is beter om naast iemand te gaan zitten en te zeggen: ik ga jou helpen en we gaan kijken hoe het dan wel gaat lukken.”
Werk in kleine stappen en laat snel de meerwaarde zien. De Opbouw doorliep de invoering in kleine stappen, met een testfase voor de ingebruikname. Het advies aan anderen: bouw het op en laat zien wat het oplevert, in plaats van het eerst helemaal af te willen hebben.
Begin bij de realisatie, niet bij de begroting. Het vertrekpunt van een rolling forecast is wat er werkelijk is gebeurd. De begroting blijft de afspraak waartegen je het vergelijkt, maar de forecast bouw je op vanuit de cijfers van de afgelopen maanden.
Waarom een rolling forecast vooral een organisatorische uitdaging is, en wat het verschil is tussen een forecast die het verleden doortrekt en een die vanuit de buitenwereld terugrekent, vertelt oprichter Martin Kartomo in Het verhaal achter CP-FM.
Waarom Excel niet meer volstaat
Veel zorginstellingen maken hun forecast in meerdere Excel-bestanden die handmatig worden samengevoegd. Dat geeft vier problemen:
- fouten bij het verzamelen en samenvoegen van data;
- controllers die dagen kwijt zijn aan ophalen en koppelen;
- informatie die verouderd is op het moment dat hij klaar is;
- geen scenario’s naast elkaar: wat als de bezetting daalt, wat als een tarief wordt gekort?
Een rekenmodel dat rechtstreeks aan je bronsystemen hangt, lost dat op. CP-FM koppelt Corporate Planner aan systemen als Exact, Nedap ONS en SDB, zodat de realisatie automatisch binnenkomt en er één versie van de cijfers is. Controllers besparen daarmee tot meerdere werkdagen per maand.
Hoe CP-FM een rolling forecast inricht
We beginnen nooit met een leeg model. We brengen een sectormodel mee dat gebouwd is op de ervaring bij tientallen zorginstellingen, met:
- de zorgtarieven (ZZP, VPT, MPT, NHC en NBF) volgens de actuele NZa-regels;
- de CAO-componenten en salarisschalen van de langdurige zorg, zoals de twee loonsverhogingen uit de cao VVT 2026–2028;
- normtijden per zorgprofiel en bezettingspercentages;
- benchmarkwaarden als ijkpunt, zoals onze cijfers over de gemiddelde inzet per zorgzwaarte.
Alleen wat bij jouw organisatie hoort richten we nog in: de locaties, de kostenplaatsen en de rapportages die je wilt. Gemiddeld duurt dat 6 tot 12 weken. CP-Suite en de onderliggende hardware zijn ISO 27001- en NEN 7510-gecertificeerd.
Wil je zien hoe dat er voor jouw organisatie uitziet? Bekijk wat Vooruitkijken doet, of lees verder over de meerjarenbegroting, de stap na de rolling forecast.
Veelgestelde vragen
Wat is een rolling forecast in de zorg?
Een rolling forecast is een prognose van de financiële positie van een zorginstelling die je elke maand bijwerkt op de realisatie van de vorige maand. Hij kijkt steeds een vaste periode vooruit, meestal 12 tot 18 maanden, ongeacht in welke maand van het jaar je zit. In de zorg rekent hij met bezetting, ZZP-mix, NZa-tarieven, formatie, verzuim en inhuur.
Wat is het verschil tussen een rolling forecast en een jaarbegroting?
De jaarbegroting stel je eenmaal per jaar vast en verandert daarna niet; je legt verschillen uit. Een rolling forecast werk je maandelijks bij en laat zien waar je op uitkomt als je niets doet. De meeste zorginstellingen houden allebei: de begroting als kader voor de Raad van Toezicht, de forecast om bij te sturen.
Wat is het vertrekpunt van een rolling forecast?
De realisatie: wat er de afgelopen maanden werkelijk is gebeurd. Je zet de som van de komende maanden af tegen de som van de afgelopen maanden, over dezelfde periode. Wordt het beeld vooruit winstgevender, dan zit je in veilig vaarwater. Wordt het minder of dreigt verlies, dan is de forecast het middel om bij te sturen. De jaarbegroting blijft de afspraak waartegen je vergelijkt.
Hoe vaak werk je een rolling forecast bij?
Wij adviseren maandelijks, op de realisatie van de vorige maand. Bezetting, ZZP-mix en verzuim bewegen in de zorg zo snel dat een kwartaalritme vaak te laat signaleert.
Hoe lang duurt het invoeren van een rolling forecast?
Het inrichten van het model in Corporate Planner duurt bij CP-FM gemiddeld 6 tot 12 weken, afhankelijk van het aantal locaties en koppelingen. Je eigen team is in die periode gemiddeld een halve tot anderhalve dag per week bezig. Daarna draai je de eerste cyclus samen; het draagvlak in de organisatie kost vaak meer tijd dan het model.
Kun je een rolling forecast in Excel maken?
Voor één locatie kan dat. Bij meerdere locaties loopt het vast: één bestand per locatie, handmatig samenvoegen, geen audit trail en geen scenario's naast elkaar. Tegen de tijd dat de forecast klaar is, is hij al verouderd.
Werkt een rolling forecast ook in de gehandicaptenzorg en GGZ?
Ja. Naast het VVT-model heeft CP-FM modellen voor de gehandicaptenzorg, met de pakketten LZA, LVG en SGLVG, en voor GGZ-organisaties. De vier stappen zijn dezelfde, de pakketten en tarieven verschillen.
Nieuwsbrief
Kennis uit de zorg, in je mailbox
Nieuwe artikelen, analyses en praktijkkennis over begroten, forecasten en sturen in de langdurige zorg. Afmelden kan altijd.
We gebruiken je adres alleen voor de nieuwsbrief. Privacyverklaring