Consultancy
Capaciteitsmanagement in de zorg: formatie die past bij de zorgvraag
Hoeveel handen aan het bed horen bij jouw bewoners? CP-FM helpt zorginstellingen om formatie, roosters en budget te laten volgen uit de zorgvraag, met normen uit eigen benchmarkdata.
Capaciteitsmanagement in de zorg is het afstemmen van personele inzet op de zorgvraag: hoeveel medewerkers, met welk deskundigheidsniveau, op welk moment. CP-FM adviseert VVT- en gehandicaptenorganisaties over de normen, het gesprek met locatiemanagers en de verbeteragenda, en rekent het door in Corporate Planner. Onze normen komen uit eigen benchmarkdata: in de intramurale ouderenzorg loopt de inzet op van gemiddeld 0,51 FTE per bewoner bij ZZP 4 tot 1,60 FTE bij ZZP 10.
Herkenbaar?
Formatie die meegroeit met gewoonte, niet met de zorgvraag
Op veel afdelingen is de formatie ooit vastgesteld en daarna meegeschoven. De bewonersmix veranderde intussen wel.
De zorgvraag wordt zwaarder
Cliënten komen later binnen en met een zwaarder profiel. Wie de formatie op vorig jaar baseert, plant voor de verkeerde populatie.
Discussies op gevoel
Zonder norm wordt elke vraag om extra handen een discussie op gevoel. Een locatiemanager kan gelijk hebben, maar niemand kan het laten zien.
Verbeterpotentieel blijft liggen
Verschillen in bezetting en efficiëntie tussen locaties zijn er wel, maar worden niet zichtbaar gemaakt of besproken.
Aanpak
Hoe we werken
Van de bewoners die er wonen naar de formatie die daarbij hoort, en terug naar de vloer.
Zorgvraag in kaart
Per locatie en afdeling brengen we de bewonersmix in kaart: ZZP- en WLZ-profielen, bezetting en de verwachte ontwikkeling.
Normatieve formatie bepalen
We vertalen de zorgvraag naar de vereiste formatie per functieniveau en leggen die naast onze benchmark per zorgzwaartepakket.
Gesprek met locatiemanagers
Capaciteits- en bezettingsgesprekken per locatie, met de zorg- en HR-afdeling aan tafel. Verschillen worden besproken, niet weggeschreven.
Verbeteragenda en monitor
Een verbeteragenda met meetbare doelen per locatie, en een maandelijkse monitor op bezetting en formatie die afwijkingen signaleert.
Resultaat
Wat je van ons krijgt
Inzicht per locatie, en een agenda om er iets mee te doen.
- Een capaciteitsanalyse per locatie en functiegroep
- Dienstroosters vertaald naar FTE en loonkosten
- Een analyse van bezettings- en efficiëntieverschillen tussen locaties
- Inzicht in directe, indirecte en niet-cliëntgebonden uren
- Gerealiseerd versus verbeterpotentieel, in uren en in euro’s
- Een bestuursrapportage met een actielijst voor bijsturing
Een directeur bedrijfsvoering in de ouderenzorg over plannen op de zorgvraag:
“Dat geeft een beeld van hoeveel handen we de komende weken en maanden hebben en dat leidt tot een goede planning en uiteindelijk ook tot goede financiële resultaten.”
Veelgestelde vragen
Wat zorgorganisaties ons vragen
Wat is capaciteitsmanagement in de zorg?
Capaciteitsmanagement is het afstemmen van personele inzet op de zorgvraag, op korte en op lange termijn. Het gaat om de vraag hoeveel medewerkers met welk deskundigheidsniveau nodig zijn voor de bewoners die er nu en straks wonen, en hoe dat zich verhoudt tot de beschikbare formatie en het budget.
Hoeveel FTE heb je nodig per bewoner?
Dat hangt af van de zorgzwaarte. In de CP-FM benchmark van de intramurale ouderenzorg is de gemiddelde direct cliëntgebonden inzet 0,51 FTE per bewoner bij ZZP 4, 0,90 bij ZZP 5 en 1,60 bij ZZP 10. Het volledige rapport splitst dat uit naar deskundigheidsniveau en roosteruren per dag.
Wat is het verschil met de module Capaciteitsmanagement?
De module is software: daarmee reken je zelf per afdeling de normatieve formatie door. Dit adviestraject is het werk eromheen: de normen bepalen, het gesprek met locatiemanagers voeren en een verbeteragenda opzetten. Veel organisaties combineren de twee.
Werkt dit ook in de gehandicaptenzorg?
Ja. De systematiek van zorgvraag naar formatie is dezelfde; de zorgzwaartepakketten verschillen. De benchmarkcijfers op deze pagina gaan over de intramurale ouderenzorg.
Vrijblijvend adviesgesprek
Weet je of je formatie past bij je bewoners?
Plan een gesprek. We bespreken hoe je eigen afdelingen zich verhouden tot de benchmark en waar het verbeterpotentieel zit.
Je krijgt binnen één werkdag een reactie.