Consultancy
De planning & control cyclus van je zorgorganisatie inrichten
Van begrotingskalender tot maandelijkse forecast: een P&C-cyclus waarin bestuur, controllers en locatiemanagers op hetzelfde moment dezelfde cijfers bespreken.
De planning & control cyclus (P&C-cyclus) van een zorginstelling is het vaste ritme waarin begroting, forecast, rapportage en bijsturing elkaar opvolgen. CP-FM richt die cyclus in voor VVT, gehandicaptenzorg en GGZ: een begrotingskalender per locatie en kostenplaats, een maandelijkse rolling forecast op realisatiedata, een afwijkingsoverleg tussen bestuur en uitvoering en een vaststellingsprocedure met de Raad van Toezicht. Het rekenwerk landt in Corporate Planner, zodat de cyclus elk jaar opnieuw kan draaien.
Herkenbaar?
Een begroting die in februari al achterloopt
De meeste zorginstellingen begroten één keer per jaar en leggen daarna elf maanden lang verschillen uit.
Het begrotingsproces kost maanden
Elke locatie levert in een eigen format aan, controllers voegen samen en stemmen af. Als de begroting klaar is, is de werkelijkheid al veranderd.
Verschillen uitleggen in plaats van bijsturen
Bezetting, ZZP-mix, tarieven en verzuim bewegen elke maand. Een vaste jaarbegroting laat zien wat er misging, niet wat er nog kan.
Geen vaste momenten en rollen
Wie levert wanneer welke cijfers aan, wie bespreekt ze en wie beslist? Zonder afspraken verzandt de cyclus in mails en losse Excel-bestanden.
Aanpak
Hoe we de cyclus inrichten
We beginnen bij het ritme en de rollen, en pas daarna bij het rekenmodel.
Kalender en rollen vastleggen
Een begrotingskalender per locatie en kostenplaats: wie levert wanneer aan, wie bespreekt en wie besluit. Inclusief de goedkeurings- en vaststellingsprocedure met de Raad van Toezicht.
Productie- en formatiegestuurd begroten
De begroting volgt uit bezetting, ZZP-mix, VPT en MPT, en uit de formatie per functieniveau. Actuele NZa-tarieven en de WLZ-bekostiging zitten erin.
Maandelijkse forecast invoeren
Elke maand werkt de forecast zich bij met realisatiedata uit ECD, ERP en HRM. Afwijkingen gaan naar een vast overleg tussen bestuur, controllers en uitvoering, met een escalatieroute bij grote afwijkingen.
Borgen voor volgende jaren
De systematiek ligt vast in Corporate Planner en in een procesbeschrijving. Zo gaat het volgende begrotingsjaar sneller en hangt het niet af van één controller.
Resultaat
Wat je van ons krijgt
Een cyclus die je team daarna zelf kan blijven draaien.
- Een begrotingskalender per locatie en kostenplaats
- Afspraken over rollen, aanlevermomenten en besluitvorming
- Een productie- en formatiegestuurd begrotingsmodel in Corporate Planner
- Een maandelijkse rolling forecast met afwijkingsoverleg en escalatieroute
- Exploitatie, balans en kasstroom uit één model, met een meerjarige doorkijk
- Een procesbeschrijving waarmee je team de cyclus zelf blijft draaien
De Opbouw voerde een rolling forecast in. Wat volgens de concern controller het verschil maakte:
“Het is beter om naast iemand te gaan zitten en te zeggen: ik ga jou helpen en we gaan kijken hoe het dan wel gaat lukken.”
Veelgestelde vragen
Wat zorgorganisaties ons vragen
Wat is een planning & control cyclus?
Een planning & control cyclus is het jaarlijkse en maandelijkse ritme waarin een organisatie plant, uitvoert, meet en bijstuurt. In de zorg bestaat die meestal uit een kadernota, de begroting per locatie, maand- of kwartaalrapportages, forecasts en de jaarrekening. Een goede cyclus legt vast wie wanneer welke cijfers aanlevert, bespreekt en besluit.
Hoe vaak moet een zorginstelling de forecast bijwerken?
Wij adviseren maandelijks, op basis van de realisatie van de vorige maand. Bezetting, ZZP-mix en verzuim bewegen in de zorg zo snel dat een kwartaalritme vaak te laat signaleert. Sommige organisaties wisselen bewust een uitgebreide en een beknopte maandrapportage af.
Kun je een rolling forecast combineren met een jaarbegroting?
Ja, en dat doen de meeste zorginstellingen. De jaarbegroting blijft het kader dat de Raad van Toezicht vaststelt. De rolling forecast laat elke maand zien waar je op uitkomt en wat er nog bij te sturen valt. De twee hoeven elkaar niet te bijten.
Hoe lang duurt het om de cyclus in te richten?
Het inrichten van het model in Corporate Planner duurt gemiddeld 6 tot 12 weken. De eerste volledige cyclus draai je daarna samen met ons. Het doel is dat je team hem vanaf dan zelf draait.
Vrijblijvend adviesgesprek
Begint jouw begrotingsronde weer in Excel?
Plan een gesprek. We laten zien hoe een P&C-cyclus met een maandelijkse forecast eruitziet bij een organisatie van jouw omvang.
Je krijgt binnen één werkdag een reactie.