Planning & control software zorg: leveranciers

Welke software gebruiken zorginstellingen voor begroten, forecasten en sturen? De drie soorten, de leveranciers per soort en waar je op let bij het kiezen.

Welke software is er voor planning & control in de zorg?

Zorginstellingen gebruiken voor planning & control drie soorten software: een ERP-systeem voor de administratie, planningssoftware voor begroting en forecast, en een BI-tool voor dashboards. De leveranciersvraag gaat bijna altijd over de middelste: wie levert het rekenmodel waarmee je begroot en bijstuurt? Hieronder de soorten, de namen per soort en de vragen die je moet stellen voordat je kiest.

Eerst iets over ons. CP-FM is zelf leverancier. Wij implementeren Corporate Planner en Power BI voor de langdurige zorg, dus dit is geen neutrale koperswijzer. We noemen concurrenten bij naam en beschrijven ze zoals zij zichzelf beschrijven, omdat een controller die aan het oriënteren is daar meer aan heeft dan aan een pagina die alleen over ons gaat. Waar wij niet passen, zeggen we dat.

Drie soorten software, en wat ze niet doen

De verwarring in de meeste selectietrajecten zit hier. Iemand vraagt “financiële software” en krijgt drie totaal verschillende dingen aangeboden.

De meeste zorginstellingen van 20 miljoen euro omzet en groter hebben alle drie. Kleinere organisaties combineren vaak een ERP met Excel en lopen daar tegen de grenzen van Excel aan: één bestand per locatie, geen audit trail, en een controller die dagen kwijt is aan het samenvoegen.

De leveranciers per soort

Administratie: AFAS, Exact, Unit4, Visma

AFAS is in de Nederlandse zorg de meest voorkomende combinatie van financiën, HRM en salaris in één pakket. Exact voor de Zorg, Unit4 en Visma Financials komen we ook geregeld tegen. Dit is de basis. Geen enkele planningssoftware vervangt dit, en elke planningssoftware moet hieraan koppelen. Als je ERP op orde is, hoef je hier voor planning & control niets aan te veranderen.

Planning: Corporate Planner, Jedox, Board, Anaplan

Hier zit de keuze. Vier platforms die je in Nederlandse selectietrajecten voor de zorg tegenkomt:

Corporate Planner is Duitse planningssoftware (Corporate Planning AG) die CP-FM sinds 2013 inricht voor VVT, gehandicaptenzorg en GGZ. De zorglogica zit in het model: ZZP-mix, NZa-tarieven, NHC en NIC, formatie per functieniveau, WLZ, ZVW en WMO. Vijf begrotingsmodules, van capaciteitsmanagement tot liquiditeit, en een rolling forecast die maandelijks op realisatie actualiseert.

Jedox is een breed EPM-platform dat Axians in Nederland met eigen zorgmodellen levert. Sterk als je één platform wilt voor financiën, personeel, productie en zorgverkoop en een partner die het model bouwt.

Board en Anaplan zijn internationale platforms voor grote organisaties met veel planners en veel scenario’s. Krachtig en generiek. De zorgspecifieke inrichting komt van een implementatiepartner, en dat bepaalt de doorlooptijd en de prijs meer dan de licentie.

Excel hoort in dit rijtje, want het is nog steeds de meest gebruikte planningstool in de zorg. Het werkt tot het moment dat drie mensen hetzelfde bestand nodig hebben of de accountant vraagt hoe een getal tot stand kwam.

Dashboards: Power BI en de rest

Power BI is in de zorg de standaard geworden, vooral omdat het in de Microsoft-licenties zit die de meeste instellingen al hebben. Qlik en Tableau komen voor, maar minder. Het verschil tussen leveranciers zit hier niet in de tool maar in het datamodel eronder: wie koppelt ECD, ERP en HRM, wie bewaakt de definities, en wie belt je als het verzuimcijfer op maandag niet klopt. CP-FM doet dat met de Datamotor en elf dashboardthema’s.

Waar je in de zorg op let bij het kiezen

Een generieke selectiechecklist mist wat de zorg anders maakt. Dit zijn de vragen die in onze ervaring het verschil bepalen.

1. Zit de zorgbekostiging in het model, of moet die gebouwd worden? Vraag de leverancier om een begroting te tonen die uit bezetting, ZZP-mix en NZa-tarieven wordt opgebouwd. Als het antwoord “dat kunnen we inrichten” is, reken dan de inrichting mee in tijd en geld.
2. Koppelt het met jouw ECD en HRM? Nedap ONS, Ecare, AFAS, Visma Raet, SDB: laat de leverancier de koppelingen noemen die al draaien bij andere klanten, niet de koppelingen die technisch mogelijk zijn.
3. Wie bouwt het, en wie belt je daarna? Bij grote platforms bouwt een partner, beheert een servicedesk en verkoopt een accountmanager. Vraag wie je aan de lijn krijgt als de forecast in februari niet aansluit.
4. Kunnen controllers het zelf? Een nieuwe kostenplaats, een scenario, een extra rapport. Als daar een ticket of een consultant voor nodig is, wordt het model na een jaar niet meer bijgehouden.
5. Hoe lang duurt het echt? Vraag om de doorlooptijd van de laatste drie implementaties bij vergelijkbare zorginstellingen, van intake tot livegang. Bij CP-FM is dat 6 tot 12 weken.
6. Wat kost het per jaar, alles inbegrepen? Licentie, implementatie, beheer en de uren van je eigen team. Een lage licentie met een lange bouwfase is duurder dan een hogere licentie met een kant-en-klaar model.

Praat ook met collega’s. Fizi, de beroepsvereniging van zorgfinancials, heeft een netwerk waarin controllers hun ervaringen met leveranciers delen. Dat is eerlijker dan elke referentielijst, de onze inbegrepen.

Wanneer CP-FM past, en wanneer niet

CP-FM past als je een zorginstelling in VVT, gehandicaptenzorg of GGZ bent, tussen ongeveer 20 en 400 miljoen euro omzet, en je wilt begroten en sturen op zorglogica zonder die zelf te hoeven bouwen. Je krijgt Corporate Planner en Power BI, ingericht door mensen die tien jaar alleen dit doen, met een vaste consultant die het model kent. Ruim vijftig zorgorganisaties werken zo met ons; een aantal daarvan vertelt erover in de klantverhalen.

CP-FM past niet als je een ziekenhuis bent, een organisatie buiten de zorg, of een concern dat één wereldwijd planningsplatform wil met honderden gebruikers. Dan zijn Board of Anaplan met een grote implementatiepartner logischer. Het past ook niet als je vooral een nieuw ERP zoekt; dan begin je bij AFAS of Exact en kom je later terug voor het planningsdeel.

Zo pak je een selectie aan

Begin niet bij demo’s. Begin bij het begrotingsproces dat je nu hebt en de drie momenten in het jaar waarop het pijn doet. Meestal is dat de jaarbegroting in het najaar, de eerste forecast in februari en de vraag van de RvT die niemand snel kan beantwoorden.

Vraag daarna twee of drie leveranciers om een demo met jouw eigen cijfers: een locatie, een ZZP-mix, een formatie. Een demo met fictieve data zegt niets over hoe het model jouw werkelijkheid aankan. Bel vervolgens twee klanten van elke leverancier zelf, zonder dat de leverancier erbij zit.

Wil je zien hoe dat er bij ons uitziet? De live demo laat het rekenmodel zien, en een gesprek is genoeg om te horen of we bij jouw situatie passen.

Met bijdragen van: Vincent Deen