Praktijkcase: rolling forecast voorkomt kastekort in de VVT

Hoe een VVT-organisatie met een rolling forecast op tijd zag dat de kas leegliep, en met drie scenario's, gerichte inzet van personeel en betere zorgprocessen terugkwam naar een positief resultaat.

Deze casus is geanonimiseerd. Bedragen en volumes zijn om vertrouwelijkheidsredenen naar verhouding aangepast; de methodiek en de verhoudingen zijn ongewijzigd.

Situatie: twee snelheden in één organisatie

De Horizon werkte met twee snelheden. De intramurale verpleeghuiszorg draaide stabiel: met 122 bewoners zat de organisatie zelfs net boven de begroting van 121.

Daarbuiten bewoog veel meer. Een nieuw aanbod voor kortdurend verblijf (logeerzorg) liep zo goed dat de bezetting piekte op 110 procent. In twee maanden ging de capaciteit van 2 naar 8 kamers. Bij het Volledig Pakket Thuis (VPT) gebeurde het omgekeerde: de instroom stokte en het aantal cliënten zakte onverwacht weg.

Probleem: vast op een statische begroting

De jaarbegroting ging uit van 59 VPT-cliënten, min of meer doorgetrokken uit het jaar ervoor. In januari waren het er al 56, en in maart nog maar 43. De maandrapportage liet netjes een negatieve afwijking zien. Maar een vaste begroting vertelt je niet wat zo’n afwijking betekent voor de rest van het jaar, en ook niet welke keuzes je nog hebt.

Voor de medewerkers had het direct gevolgen. Zorgprofessionals zijn het hart van de organisatie, maar als het aantal cliënten daalt terwijl de formatie vastzit aan oude begrotingsdoelen, vallen uren stil. De productiviteit daalt en de personeelskosten lopen uit de pas met de opbrengsten.

Wat er dreigde: een kastekort

Zonder bijsturing ging De Horizon recht op liquiditeitsproblemen af. In de zomer zakte de kas naar 168.000 euro.

Op papier leek de organisatie nog winstgevend. Een vergelijking van de laatste twaalf maanden (LTM) liet iets anders zien: de winst kwam vooral uit incidentele boekhoudkundige posten, terwijl de echte kasstroom door terugbetalingen van subsidie fors negatief was. En in november stond de eindejaarsuitkering voor de deur, een uitgaande kasstroom van bijna 784.000 euro. Er dreigde een acuut tekort, en daarmee ingrijpen door de bank.

Wat CP-FM deed: een rolling forecast als stuurmiddel

CP-FM verving de vaste begroting door een rolling forecast over de komende twaalf maanden (KTM), met drie scenario’s die doorlopend werden doorgerekend: worst, base en best.

• Bandbreedtes in plaats van één getal. De scenario’s rekenden vanaf de realisatie van maart met een hoge, een middelste en een lage verwachting voor het aantal VPT-cliënten, en met een wisselende bezetting in het kortdurend verblijf. Bestuur en toezicht zagen per scenario precies wat dat betekende voor de kaspositie en voor de bankratio’s, zoals de DSCR.
• Medewerkers gericht anders inzetten. Omdat de prognose liet zien waar tekorten en overschotten zouden ontstaan, konden medewerkers uit de wijk gericht worden ingezet op open diensten intramuraal en op de nieuwe logeerafdeling. Dure inhuur van personeel niet in loondienst (PNIL) bleef zo uit, en medewerkers hielden hun werkplek.
• Zorgprocessen aanpassen. Met de cijfers in de hand voerde de organisatie verbeteringen door, zoals flatgericht werken. Daardoor kon de benodigde formatie verantwoord terug van 297 naar 265 FTE.

Resultaat

De Horizon kwam terug naar een positief maandresultaat van 146.000 euro. Belangrijker nog: de liquiditeitsprognose liet op tijd zien dat de kas genoeg zou herstellen om de grote uitbetaling in november veilig op te vangen.

Wat je hieruit kunt halen

• Een afwijking zien is niet genoeg. De maandrapportage signaleerde het probleem op tijd. Pas de forecast liet zien wat het betekende voor de kas in november.
• Kijk naar de kas, niet alleen naar het resultaat. Winst op papier en geld op de bank lopen in de zorg vaak uiteen, door incidentele posten, terugbetalingen en grote uitbetalingen zoals de eindejaarsuitkering.
• Werk met bandbreedtes. Drie scenario’s geven bestuur, toezicht en bank meer houvast dan één getal dat er naast blijkt te zitten.
• Stuur met mensen, niet alleen met cijfers. De winst kwam uit het anders inzetten van medewerkers en het aanpassen van zorgprocessen. De forecast liet zien waar dat nodig was.

Schommelende volumes bij VPT, ELV en logeerzorg vragen om doorlopend sturen op kasstroom en capaciteit. Hoe je een rolling forecast opzet en leest, staat in Rolling forecast in de zorg: zo voer je hem in. Wil je weten wat zo’n forecast voor jouw organisatie laat zien? Plan een gesprek of lees meer over Vooruitkijken.