Zorgexploitatie verbeteren met slimmer roosteren

Plannen en roosteren is de grootste kostenpost in de zorg. Tien spelregels en een plan van twaalf weken voor 4 tot 8% minder roosteruren.

Waarom de zorgexploitatie nu zelf moet kloppen

Jarenlang ging het zo: de zorg draaide verlies, het vastgoed maakte winst, en onder de streep klopte het. Dat werkt niet meer. Huisvesting, personeel, materieel en overhead worden allemaal duurder, terwijl de tarieven niet in hetzelfde tempo meestijgen. Een zorgexploitatie die structureel positief is, is daardoor geen ambitie meer maar een voorwaarde.

Berenschot ontwikkelde, mede op basis van de cijfers uit de Benchmark Care, een denkkader met de knoppen waarmee een zorgorganisatie haar opbrengsten en kosten kan beïnvloeden. Dat kader is getoetst bij tientallen financials uit zorgorganisaties. Het blijkt vooral een goed vertrekpunt voor het gesprek: ideeën en good practices uitwisselen, en in korte tijd uitkomen bij verbeteringen die je ook echt kunt doorvoeren.

Plannen en roosteren: de grootste kostenpost

Uit die praktijktoets komt één post steeds bovenaan: de manier waarop zorgmedewerkers worden gepland en geroosterd. Dat is de grootste kostenpost, en hij werkt door in alles eromheen. Een rooster dat niet past, zie je terug in verzuim, in verloop en in de rekening voor inhuur.

Veel organisaties hebben geprobeerd medewerkers meer invloed te geven op hun rooster. Echt zelf roosteren blijkt meestal een brug te ver. Zorgmedewerkers hebben hun handen vol aan de zorg zelf, en plannen en roosteren is een vak met eigen competenties: belangen verenigen tot passende roosters binnen de kaders, en de inzet van personeel blijven verbeteren.

Toch is er op korte termijn geld te halen, vooral door activiteiten te schrappen die niets toevoegen aan goede en betaalbare zorg. Volgens het benchmarkonderzoek van Berenschot levert een beter rooster- en planningsproces op korte termijn 4 tot 8% minder roosteruren op. Voor een organisatie met 500 fte en 35 miljoen euro omzet is dat een resultaatverbetering van 1 à 2 miljoen euro per jaar.

Tien spelregels voor het rooster

De winst zit niet in een nieuw systeem, maar in heldere afspraken die iedereen kent. Deze tien spelregels zijn het vertrekpunt.

Diensten inrichten

1. Bepaal per afdeling wat een gangbaar rooster is, en richt de diensten zo nodig opnieuw in.
2. Voorkom onnodige overlap tussen diensten: laat ze op elkaar aansluiten.
3. Maak in de dienstomschrijving duidelijk welke diensten tot het vaste rooster horen en welke een uitzondering zijn.
4. Rooster uitzonderingen, zoals een afdelingsuitje of inwerken, in op aparte diensten.
5. Geef elke dienst een vaste begin- en eindtijd, en wijk daar niet van af.
6. Leg per dienst vast of er een pauze in zit, en of die pauze eigen tijd of tijd van de organisatie is.

Afspraken vastleggen

7. Spreek af hoe lang en hoe vaak nieuwe medewerkers worden ingewerkt.
8. Leg de afspraken over diensten, ruilen, invallen en pauzes vast in een fysiek document dat op elke afdeling ligt.

Toezicht houden

9. Blijf monitoren: bepaal wie roosters mag wijzigen en wie uren accordeert.
10. Zorg dat de spelregels helder zijn voor medewerkers, planners en managers.

Het stappenplan in twaalf weken

Berenschot en CP-FM werkten de aanpak uit tot een stappenplan van drie maanden (PDF) (opent in een nieuw tabblad), mede op basis van hun eigen benchmarkdata. Het is een basis die maatwerk verdient, maar de volgorde houdt stand: eerst bepalen waar je naartoe wilt, dan de roosters aanpassen, dan bewaken.

1. 1Maand 1: richting bepalen

   1. Week 1

      Doelen bepalen in MT en bestuur

      Kwantitatief, in roosteruren en kosten, en kwalitatief, zoals de tevredenheid van medewerkers en cliënten.

   2. Week 2

      Projectteam vormen en plannen

      Met kennis van plannen en roosteren, zorg en financiën, en een duidelijke opdrachtgever uit bestuur of management.

   3. Week 3

      Beoogde cliëntmix per afdeling bepalen

      Prognosemodellen, zoals het Prognosemodel Zorg en Welzijn, laten zien welke zorgvraag en welke zorgprofielen eraan komen. Waar gaan die cliënten wonen, en in welke samenstelling?

   4. Week 4

      Zorgbehoefte vertalen naar diensten

      De cliëntmix bepaalt per afdeling hoeveel uur zorg per dag nodig is. Daarvoor zijn de NZa-normen uit 2014 en de actuele normen per zorgzwaartepakket van CP-FM. De controller maakt de uren per afdeling inzichtelijk, regieverpleegkundigen en zorgmanagers verdelen ze over ochtend, middag, avond en nacht.

2. 2Maand 2: roosters aanpassen

   1. Week 5

      Beoogde en huidige roosters naast elkaar leggen

      Kijk of de bezetting op piek- en dalmomenten logisch is en of diensten niet te veel overlappen. Hoe kleiner de wijzigingen, hoe sneller de medezeggenschap instemt.

   2. Week 6

      Afstemmen en uitleggen

      Presenteer de nieuwe werkwijze in een of meer informatiesessies, met een fysiek document over pauzes, inwerken, ziekmelding en overleg.

   3. Week 7

      Inrichten in de roosterapplicatie

      De roosteraars richten de nieuwe diensten in vanaf de eerst mogelijke maand. Houd rekening met de wettelijke termijn voor roosterwijzigingen.

   4. Week 8

      Controleren en terugkoppelen

      Hoe zijn de pauzes ingericht, hoe gaat het met inwerkdiensten en met leerlingen die nog uren moeten maken? Schaaf bij waar nodig.

3. 3Maand 3: bewaken

   1. Week 9 tot 12

      Het roosterproces bewaken

      Kijk in het roostersysteem of de roosters ook zo worden uitgevoerd. De geplande uren geven je meteen een forecast. Zodra een maand volgens plan is verlopen, moeten de minder ingezette uren direct tot lagere kosten leiden.

Centrale regie op het roosterproces

Een goede inzet van zorgmedewerkers vraagt om een doorlopende toets op die inzet. Dat begint bij één centrale proceseigenaar. Die voert de regie over het hele proces, kent de kaders en regels, past ze toe en bewaakt ze, en werkt aan continu verbeteren met oog voor de verschillende belangen.

Deze eigenaar stuurt ook de planners aan. Zij werken dicht bij de teams, kennen ze, en weten hoe ze omgaan met weerstand als afspraken knellen.

Eén eigenaar van het roosterproces voorkomt eilandjes, waar teams roosteren in hun eigen belang in plaats van dat van de organisatie.

Hoeveel invloed een team zelf krijgt, bepaal je samen met het team en de leidinggevende. Sommige teams helpen elkaar en maken het rooster leuk en effectief voor collega’s en cliënten. In andere teams werkt dat niet, en zitten medewerkers er ook niet op te wachten.

Heldere doelen voor de lange termijn

Voor de langere termijn heeft de organisatie heldere, richtinggevende doelen nodig: welke cliënten bedien je, en welke functiemix hoort daarbij per afdeling? Het dienstenpatroon stem je daarop af, met oog voor piek- en dalmomenten, de inrichting van de afdelingen, het type diensten en de voorkeuren van medewerkers.

Stuur op een flat line in de bezetting

Het doel is een vaste bezetting die past bij het vastgestelde dienstenrooster: een flat line. Pieken boven het rooster zijn een financieel risico, dalen eronder een risico voor de kwaliteit van zorg. Leer van de feedback van zorgmedewerkers en planners, en verbeter samen de roosters en de spelregels.

Daarvoor is goede stuurinformatie nodig, zodat het gesprek gaat over feiten in plaats van over beelden en persoonlijke voorkeuren. Een interne of externe benchmark helpt daarbij: vergelijk locaties met vergelijkbare doelgroepen, en het verbeterpotentieel komt vanzelf boven. Zo blijf je in control en stuur je op tijd bij.

Waar CP-FM bij helpt

CP-FM schreef het stappenplan mee en levert de cijfers waar het op leunt.

• Normen per zorgzwaarte. De benchmark inzet per zorgzwaartepakket geeft per ZZP de formatie, het personeelsbudget en de roosteruren per dag. Dat is de basis voor week 4.
• Capaciteitsmanagement. We leggen je formatie en roosters naast die normen en laten zien waar de bezetting afwijkt. Lees meer over capaciteitsmanagement in de zorg.
• Van rooster naar begroting. In Vooruitkijken rekenen we geplande uren door naar formatie, loonkosten en je rolling forecast.

Eerder verschenen bij Berenschot (juni 2023): Binnen drie maanden naar een betere zorgexploitatie.