"We zijn op papier één organisatie, maar in de praktijk merk je dat HR, Finance en IT hun eigen tempo en taal hebben." Taco Sijbrandij, directeur bedrijfsvoering Odion
Silo-denken leidt tot frictie in de samenwerking
Het besef groeit dat de klassieke kolomorganisatie waarin ondersteunende diensten als gescheiden eenheden opereren haar grenzen bereikt. Zeker in een tijd waarin zorgvragen complexer worden.
Silo-denken overheerst bij HR, Finance, ICT en andere ondersteunende diensten: ze werken vaak langs elkaar heen met hun eigen systemen, prioriteiten en jargon. Dit leidt tot frictie in de samenwerking, waardoor kansen verloren gaan om daadwerkelijk waarde toe te voegen aan de zorgpraktijk.
“Je moet durven loslaten wat ‘van jou’ is, om samen iets beters te bouwen.” — Joris de Jong, bestuurder Liemerije
Van strategische intentie naar praktische uitvoering
De intentie om integraal te werken is nadrukkelijk aanwezig binnen de zorgorganisaties. Systemen en structuren blijken daar echter (nog) niet op te zijn ingericht. Bovendien kent elke kolom zijn eigen eigenaar en is er geen proceseigenaar rondom de medewerkersreis.
Procesgerichte ondersteuning vereist structuur, leiderschap en vooral het loslaten van het denken in afdelingsgrenzen.
“De zorg wordt steeds complexer, dat vraagt ook van ondersteunende diensten dat ze meebewegen in ketens, niet in hokjes.” — Ron Axt, RvB Groenhuysen
ICT: katalysator of blokkade?
Binnen de organisaties zijn de ICT-systemen ingericht om de individuele ondersteunende kolommen te faciliteren en niet het proces van de medewerkersreis. Een ‘enterprise’-systeem voor de gehele zorgorganisatie ontbreekt: er bestaan aparte ICT-systemen voor de zorg, voor HR, voor financiën, voor facilitair, voor inkoop, enzovoorts.
Tegelijkertijd bieden technologische ontwikkelingen ook potentie: geautomatiseerde bestelsystemen, softwarerobots die administratieve taken overnemen en Agentic AI-mogelijkheden die redeneren vanuit het proces.
“Onze systemen volgen de afdelingen, maar dat is precies het probleem.” — Taco Sijbrandij, directeur bedrijfsvoering Odion
Succesvolle experimenten tonen de meerwaarde
Sommige organisaties zetten stappen in procesgericht werken, bijvoorbeeld door multidisciplinaire teams te vormen rond urgente thema’s als capaciteitsplanning, duurzame inzetbaarheid en instroom. De eerste resultaten zijn positief.
Een ander krachtig voorbeeld is het gebruik van een rolling forecast, waarbij delen van het budget worden losgekoppeld van het primaire proces en gekoppeld aan thema’s.
“Sinds we multidisciplinaire teams hebben ingericht rond thema’s, zien we sneller resultaat.” — Jessica Heuperman, RvB Pergamijn
Van controle naar vertrouwen
De kolomorganisatie is overzichtelijk, maar feitelijk gebaseerd op controle. Procesgericht organiseren vereist vertrouwen. Vertrouwen dat mensen werkzaam bij de ondersteunende diensten samen het juiste doen voor de zorgcollega’s en voor de cliënt.
Het gaat om het creëren van multidisciplinaire teams, thematische clusters en ketenverantwoordelijkheid.
“We zijn goed in verklaren. We moeten goed zijn in organiseren.” — Erik van der Veer, directeur bedrijfsvoering Zorgroep Elde Maasduinen
Met bijdragen van: Erik van der Veer (Zorggroep Elde Maasduinen), Jessica Heuperman (Pergamijn), Jeroen Lambriks (Amstelring), Joris de Jong (Liemerije), Taco Sijbrandij (Odion) en Ron Axt (Groenhuysen).